Phần mềm ERP là gì? Giải pháp bức phá cho Doanh nghiệp

Trong bối cảnh nền kinh tế ngày càng phức tạp và cạnh tranh, doanh nghiệp cần phải tối ưu hóa quy trình quản lý, tăng cường hiệu quả vận hành, và nắm bắt thông tin cụ thể để đảm bảo sự thành công. Đó là lý do tại sao khái niệm ERP là gì và phần mềm quản trị hệ thống ERP giúp được gì cho doanh nghiệp là điều nhà quản lý nào cũng phải nên nắm bắt.

Trong bài viết này, hãy cùng OMEGA.ERP khám phá để hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của ERP và tại sao nó có thể là một yếu tố quyết định cho sự phát triển của doanh nghiệp.

Xem thêm: Phần mềm ERP là gì? Có nên triển khai ERP trong 2024?

Hệ thống ERP là gì? Thế nào là Phần mềm ERP?

ERP (viết tắt của “Enterprise Resource Planning”) là một hệ thống phần mềm tích hợp được sử dụng trong doanh nghiệp để quản lý và tối ưu hóa tất cả các hoạt động kinh doanh. Giải pháp ERP giúp tổ chức tự động hóa các quy trình làm việc từ nhiều phòng ban khác nhau. Đây là một phần quan trọng của hệ thống thông tin doanh nghiệp, giúp tổng hợp thông tin từ tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp và chia sẻ nó trong toàn bộ tổ chức.

Phần mềm ERP thông thường bao gồm nhiều module hoạt động khác nhau như quản lý sản xuất, tồn kho, kế toán-tài chính, nhân sự, tiền lương, vận chuyển, thông tin dữ liệu dùng chung… Các module được vận hành một cách đồng độ với nhau cũng như chia sẻ thông tin dữ liệu nhằm cải thiện toàn bộ quá trình quản trị kinh doanh của tổ chức.

Điều này giúp tổ chức tối ưu hóa hoạt động của họ, giảm thiểu sai sót, tăng cường quản lý tài nguyên, và cung cấp thông tin quyết định dựa trên dữ liệu thời gian thực. Phần mềm thường được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp và có thể triển khai dưới dạng gói phần mềm hoặc dự án tùy chỉnh.

Xem thêm: 10 Xu hướng phát triển ERP 2024: Làn sóng chuyển đổi số

Những phân hệ chức năng có trong Phần mềm ERP

Hệ thống ERP tích hợp nhiều module quan trọng, và việc lựa chọn cụ thể các module phụ thuộc vào đặc thù và nhu cầu quản trị của từng doanh nghiệp. Dưới đây là những phân hệ quan trọng trong hệ thống ERP mà doanh nghiệp cần hiểu rõ trước khi bắt đầu đưa ra yêu cầu và triển khai hệ thống:

• Phân hệ Tài chính – Kế toán – Thuế
• Phân hệ Quản lý Mua hàng – Bán hàng
• Phân hệ Quản trị – Điều hành
• Phân hệ Quản lý Sản xuất
• Phân hệ Marketing – Bán hàng
• Phân hệ Quản lý Nhân sự
• Phân hệ Quản lý Thông tin khách hàng
• Phân hệ Quản lý Kho
• Phân hệ Quản lý Dự án
• Phân hệ Quản lý Rủi ro

Ngoài các thành phần của ERP chính vừa kể trên, phần mềm ERP còn có thể có một số các thành tố khác phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

Xem thêm: Các phân hệ trong ERP: 9+ module cho doanh nghiệp 2024

6 Lý do tại sao doanh nghiệp nên ứng dụng Phần mềm ERP

Mục tiêu chính của phần mềm ERP là cải thiện hiệu suất và tối ưu hóa quản lý tài nguyên trong doanh nghiệp. Điều này đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quản lý doanh nghiệp và giúp doanh nghiệp thích nghi với sự biến đổi của thị trường và kỷ nguyên phát triển số hóa hiện nay. Cụ thể :

1. Tích hợp quy trình kinh doanh toàn diện 

ERP cho phép tích hợp và tối ưu hóa tất cả các hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp sử dụng ERP, tất cả các module chức năng được thực hiện một cách tự động hóa và tích hợp vào một hệ thống duy nhất. Điều này giúp nhà quản lý dễ dàng kiểm soát cũng như nắm bắt tình hình kinh doanh một cách chính xác, tăng cường hiệu suất làm việc mạnh mẽ mà không tốn nhiều thời gian.

Xem thêm: Các phân hệ trong ERP: 9+ module cho doanh nghiệp 2024

Ngoài những module quản lý trên, phần mềm OMEGA.ERP còn tích hợp thêm hệ thống OMEGA.Dashboard(Phân tích tài chính doanh nghiệp) và OMEGA.Mobile Apps giúp nhà quản lý và ban điều hành có được cái nhìn tổng thế về tình hình tài chính của doanh nghiệp. Ngoài ra những module này còn có thể cải thiện khả năng ra quyết định cũng như dễ dàng hoạch định chiến lược lâu dài của tổ chức với những dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực (on-time).

Bài viết liên quan:

– Dashboard : Phân tích dữ liệu đa chiều cho doanh nghiệp
– Giải pháp chuyển đổi số Mobile Apps cho doanh nghiệp 2024

2. Tối ưu hóa tài nguyên cho doanh nghiệp

Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP giúp quản lý tài nguyên cho doanh nghiệp một cách hiệu quả hơn, giúp tiết kiệm chi phí và tăng cường hiệu suất như:

• Giúp quản lý tồn kho tự động cập nhật và theo dõi số lượng tồn kho, từ việc nhập kho đến xuất kho. Điều này giúp tránh tình trạng tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt.
• Cho phép tối ưu hóa quản lý tài chính bằng cách tự động hóa quy trình như lập hóa đơn, thanh toán, và theo dõi các khoản nợ và công nợ.
• Tích hợp các tính năng quản lý nhân sự, từ quản lý thông tin nhân viên đến tính lương và quản lý thời gian làm việc. Điều này giúp tối ưu hóa tài nguyên nhân sự và tăng hiệu suất làm việc.

3. Hạn chế sai sót khi nhập liệu thủ công

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn còn xử lý công việc một cách thủ công nên thường gặp phải khó khăn do sự nhầm lẫn trong việc xử lý dữ liệu khi chúng đi qua các phòng ban khác nhau. Các sai sót như vậy không chỉ ảnh hưởng đến tiến trình làm việc của toàn bộ quy trình mà còn gây tổn hại cho uy tín của doanh nghiệp, giảm bớt tính minh bạch và gây ra sự mất mát về đoàn kết nội bộ của nhân viên.

Giải pháp ERP đã giải quyết vấn đề này bằng cách chỉ yêu cầu nhập dữ liệu một lần duy nhất bởi người dùng đầu tiên, sau đó dữ liệu được lưu trữ nguyên vẹn trên hệ thống. Mọi nhân viên khác trong doanh nghiệp có thể truy vấn vào dữ liệu này và làm việc một cách đồng bộ với nhau

Xem thêm: Quản lý kho bằng Excel đã lỗi thời? Giải pháp quản lý kho.

4. Có thể tích hợp với nhiều tính năng và phần mềm khác

Ngoài những chức năng sẵn có thì một số phần mềm ERP hiện nay còn có thể tích hợp với các hệ thống khác để phù hợp với từng loại hình kinh doanh đặc thù  của doanh nghiệp. Điều này hỗ trợ cải thiện hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp như: công nghệ quản trị mạng, công nghệ quản lý thông tin,..

Trong năm 2024, dự kiến sẽ có những xu hướng tích hợp phần mềm ERP mới và tiến bộ hơn để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Một số xu hướng dự đoán sẽ phát triển trong tương lai kể đến như: tích hợp cổng thanh toán điện tử ngay trên phần mềm, tích hợp hệ thống thông minh (AI), tích hợp Blockchain, hệ thống liên kết IoT, thiết bị di động.

Xem thêm: Tích hợp Phần mềm ERP với các Hệ thống quản lý trong 2024

5. Thiết lập mục tiêu và Kiểm soát quá trình làm việc của đội ngũ nhân sự

Hệ thống còn có thể hỗ trợ thiết lập mục tiêu, nhu cầu dài hạn và ngắn hạn của doanh nghiệp thông qua việc áp dụng các cơ chế kiểm soát nội bộ thông qua việc tổ chức một cơ sở dữ liệu tập trung và các quy trình nghiệp vụ được sắp xếp theo một cách cố định. Chức năng Audit track của phần mềm ERP cho phép người sử dụng nhanh chóng xác định nguồn gốc của các bút toán cần kiểm tra cũng như các nhân viên liên quan đến chúng.

Quy trình Tư vấn Triển khai ERP đạt hiệu quả cho doanh nghiệp

Tại OMEGA.ERP, quy trình triển khai hệ thống ERP sẽ được thực hiện tuần tự từ khảo sát, nghiên cứu các tình trạng của doanh nghiệp tới các bước phân tích thiết kế, kiểm thử sản phẩm, triển khai, đào tạo và cuối cùng là quy trình nghiệm thu. Doanh nghiệp có thể tương tác trực tiếp với đội ngũ triển khai trong suốt quá trình thực hiện dự án. Quy trình triển khai phần mềm ERP thực hiện theo 7 bước:

Bước 1: Chuẩn bị dự án

Bổ nhiệm nhân lực: Sau khi hợp đồng cung cấp phần mềm được ký kết, ban dự án hai bên tiến hành bổ nhiệm nhân sự tham gia dự án, gồm có trưởng dự án và các thànhviên. Trưởng dự án hai bên được quyền quyết định các vấn đề liên quan đến nhân sự, kỹ thuật, chuyên môn,… của dự án. Trưởng dự án hai bên chịu trách nhiệm báo cáo tiến độ công việc cho Ban Giám Đốc mỗi bên và chất lượng thực hiện hệ thống.

Kế hoạch tổng quan: Ban dự án cùng đội ngũ tư vấn của OMEGA sẽ lập kế hoạch triển khai, mô tả tổng quan tiến trình các bước thực hiện triển khai ERP.

Bước 2: Khảo sát hệ thống

Khảo sát phần cứng: Khảo sát hệ thống máy tính, mạng nội bộ, đường truyền,…

Khảo sát nghiệp vụ: Chuyên viên tư vấn cùng Ban dự án phối hợp làm rõ các vấn đề về hệthống mã (mã khách hàng, nhà cung cấp, mặt hàng,..), các quy trình (mua hàng, bán hàng,..), tổchức hạch toán, tổ chức luân chuyển chứng từ, định dạng và chỉ tiêu báo cáo, các tài liệu về chuẩn mực kế toán đang áp dụng ở khách hàng.

Cài đặt và cấp bản quyền phần mềm một số máy tính để chạy thử nghiệm

Bước 3: Thiết kế hệ thống và Thiết lập giải pháp

Trên cơ sở dữ liệu nắm bắt ở bước khảo sát, ban dự án hai bên tiến hành họp bàn để thông qua các giải pháp về đặt mã, quy trình nghiệp vụ, luân chuyển dữ liệu, nguyên tắc, biểu mẫu báo cáo, chứng từ,… Và được soạn thảo thành một cuốn tài liệu giải pháp ứng dụng phần mềm vào công tác quản lý tại khách hàng.

Bước 4: Chỉnh sửa phần mềm

Căn cứ vào bước 2, 3 và đối chiếu với chức năng nghiệp vụ của phần mềm hiện có, ban dự án cần liệt kê các tính năng nghiệp vụ, tiện ích và báo cáo cần bổ sung. Đề xuất chỉnh sửa phần mềm. Tư vấn triển khai cần tổ chức cuộc họp nội bộ với phòng phần mềm để giải thích rõ về giải pháp, tại sao phải chỉnh sửa, mục đích của nó.

Phòng phát triển phần mềm tiến hành xây dựng và chỉnh sửa theo yêu cầu.

Bước 5: Đào tạo hướng dẫn chi tiết

Tư vấn viên tiến hành đào tạo tập trung (phòng họp) cho các nhân sự cho khách hàng. Thực hiện liên tục cho các Module ứng với các phòng ban nhân sự của khách hàng. Khách hàng cần chuẩn bị số liệu thật, laptop cài đặt để thực hành. Phòng họp có đầy đủ máy chiếu, bảng để phục vụ cho việc đào tạo.

Khách hàng cung cấp cho OMEGA về các danh mục mặt hàng, khách hàng, tài sản cố định, nhân viên, loại chứng từ,… để hai bên cùng làm việc với nhau nhằm đưa số liệu danh mục vào hệ thống Khách hàng cung cấp danh sách số dư tồn kho, công nợ, số dư tài khoản, số dư đơn hàng mua và đơn hàng bán để cùng tiến hành đưa số dư vào hệ thống phần mềm.

Bước 6: Triển khai thực tế

Tư vấn triển khai tiến hành đến từng vị trí khách hàng để triển khai, hướng dẫn vận hành và chạy số liệu thật. Khách hàng chuẩn bị số liệu thật để nhập vào phần mềm. Các quy trình tác nghiệp tiêu biểu được lựa chọn để đưa vào thử nghiệm trong chương trình. Các bút toán sẽ được lần lượt nhập vào và được kiểm tra về tính chính xác.

Trong thời gian này, tư vấn triển khai liên tụ bám sát khách hàng để hỗ trợ kiểm tra tính chính xác của số liệu, giải thích và đào tào thêm (nếu có).

Bước 6: Nghiệm thu và Chuyển giao phần mềm

Sau khi việc chạy thử các bước quy trình tư vấn triển khai đã đạt kết quả tốt, hai bên tiến hành nghiệm thu.

Biên bản bàn giao gồm: Biên bản nghiệm thu, cấp bản quyền phần mềm và các tài liệu mô tả tính đặc thù của hệ thống.

Xem thêm: Cách sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP 2024

7 Yếu tố để lựa chọn phần mềm ERP phù hợp với doanh nghiệp

Việc lựa chọn phần mềm ERP phù hợp với doanh nghiệp là một quá trình quan trọng và phức tạp vậy nên doanh nghiệp cần phải được thực hiện một cách tỉ mỉ. Dưới đây là một số yếu tố quan trọng để giúp bạn thực hiện quá trình này một cách hiệu quả:

1. Năng lực của nhà cung cấp

Chọn một đối tác có uy tín và giàu kinh nghiệm trong việc triển khai ERP là quyết định quan trọng bởi vì họ có khả năng cung cấp tư vấn hữu ích thích hợp với tích chất doanh nghiệp của bạn thay vì chỉ giới thiệu thông số kỹ thuật của phần mềm thông thường.

2. Các chức năng hệ thống phù hợp mới mục tiêu quản lý của doanh nghiệp

Giải pháp ERP có phù hợp hay không là yếu tố cực kì quan trọng, nhà quản lý cần phải xem xét kĩ lưỡng tất cả các khía cạnh. Hệ thống cần được định hình với các tính năng đáp ứng đúng những yêu cầu cụ thể và tình hình làm việc thực tế của doanh nghiệp.

Xem thêm: 15+ Cách khai thác lợi ích tiềm năng của Hệ thống ERP 2024

3. Tìm hiểu về mức độ đánh giá của khách hàng đã sử dụng hệ thống

Việc tham hảo ý kiến từ những khách hàng đã trải nghiệm phần mềm là một phương pháp hết sức hiệu quả để đánh giá khả năng của nhà cung cấp giải pháp ERP. Những đánh giá từ những người dùng này không chỉ mang lại thông tin quý về nhà cung cấp mà còn giúp doanh nghiệp có cái nhìn đầy đủ và chân thực về trải nghiệm thực tế.

4. Khả năng điều chỉnh và mở rộng

Khi có nhu cầu, phần mềm có thể sẵn sàng tích hợp thông tin từ các phần mềm khác hoặc điều chỉnh mở rộng để đáp ứng được từng nhu cầu chức năng của mỗi doanh nghiệp.

5. Phù hợp với quy định kế toán Việt Nam

Chức năng kế toán đóng vai trò quan trọng trong cấu trúc ERP vì nó phải xử lý và tích hợp một lượng lớn dữ liệu từ các module khác, đồng thời tự động thực hiện các hạch toán. Tuy nhiên hiện nay vẫn nhiều phần mềm ERP quốc tế không tuân thủ các quy định kế toán đặt ra bởi hệ thống kế toán Việt Nam.

6. Giao diện thân thiện, dễ sử dụng

Không ai muốn việc quản lý trở nên khó khăn và phức tạp. Phần mềm ERP yêu cầu phải dễ dàng tiếp cận với người dùng giúp đội ngũ nhân sự làm việc hiệu quả hơn.

7. Phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp

Chi phí triển khai ERP chắc hẳn là yếu tố mà nhiều doanh nghiệp quan ngại nên cần đảm bảo rằng chi phí triển khai phần mềm ERP là hợp lý với nguồn lực tài chính của doanh nghiệp.

Xem thêm: Chi phí triển khai Hệ thống ERP cho doanh nghiệp 2024

OMEGA.ERP – Hệ thống ERP giúp quản trị tổng thể doanh nghiệp

Trải qua hơn 15 năm trong lĩnh vực xây dựng phần mềm quản trị cho nhiều loại hình doanh nghiệp, chúng tôi thấy hiểu rất rõ nổi khó khăn của các chủ doanh nghiệp và người lao động về việc quản lý hoạt động doanh nghiệp mình. Chính vì thế công ty OMEGA đã xây dựng nên sản phẩm phần mềm “Hệ thống Quản trị doanh nghiệp OMEGA ERP” nhằm đáp ứng các công việc quản lý điều hành trong một doanh nghiệp.

Xác định rõ sứ mệnh “Đồng hành cùng doanh nghiệp” của mình, chúng tôi tập trung chuyên môn hóa lĩnh vực phần mềm Quản trị doanh nghiệp với mong muốn cung cấp cho khách hàng sản phẩm và dịch vụ ngày càng tốt và hoàn thiện hơn.

• Quản trị hệ thống OMEGA.SM
• Phần mềm kế toán chuyên nghiệp GAMA
• Thông tin dùng chung OMEGA.SD
• Kế toán doanh nghiệp OMEGA.GL
• Kế toán tài sản cố định OMEGA.FA
• Quản lý tồn kho OMEGA.WM
• Giá thành sản phẩm OMEGA.PC
• Kế toán quản trị OMEGA.MC
• Quản lý nhân sự OMEGA.HR
• Quản lý tiền lương OMEGA.PR
• Quản lý mua hàng OMEGA.PO
• Quản lý bán hàng OMEGA.SO
• Báo cáo tài chính hợp nhất OMEGA.CL
• Quản lý sản xuất OMEGA.MM
• Quản lý chất lượng OMEGA.QC
• Quản lý bảo trì, bảo dưỡng OMEGA.EM
• Hệ sinh thái Mobile App OMEGA

Cho đến nay, có hàng ngàn doanh nghiệp nhỏ và lớn nước tin dùng và triển khai thành công sản phẩm OMEGA.ERP. Có đầy đủ doanh nghiệp về các lĩnh vực sản xuất và thương mại Cơ Khí, Sản xuất, Dệt May, Thép, Bất Động Sản, Nông Nghiệp … Điểm khác biệt của việc triển khai OMEGA.ERP đó là tập trung sâu vào tính quản trị và thống nhất giải pháp ứng dụng trước khi triển khai chi thiết thực tế.

Xem thêm: 10+ Phần mềm ERP tốt nhất cho doanh nghiệp 2024

Hãy thường xuyên theo dõi OMEGA.ERP để cập nhật thêm các kiến thức mới cũng như thông tin về phần mềm ERP. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể xem những thông báo mới tại Fanpage OMEGA.ERP cũng như liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 028 3512 8448 để nhận được có thể tư vấn giải pháp ERP tối ưu cho bạn cũng như những ưu đãi hấp dẫn.